MARCO DE PRIVACIDAD
Política de Tratamiento de Datos Personales
ARCA COMERCIALIZADORA INTERNACIONAL S.A.S.
01 RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
ARCA COMERCIALIZADORA INTERNACIONAL S.A.S., identificada con NIT 901439007-5, con domicilio en Maicao, La Guajira, Colombia, dirección Carrera 15 No. 17-50 Local 5, Barrio San Martín, teléfono +57 320 372 6511 y sitio web arcaci.store, actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales a los que resulte aplicable la presente política.
Para consultas, reclamos y ejercicio de derechos relacionados con datos personales, ARCA dispone del correo electrónico:
La Gerencia General de ARCA COMERCIALIZADORA INTERNACIONAL S.A.S. será el área responsable de la función de protección de datos personales y de dar trámite a las peticiones, consultas y reclamos de los Titulares. Para el ejercicio de estos derechos se encuentra habilitado el correo electrónico datos.personales@arcaci.store.
02 OBJETO Y ALCANCE
Esta política establece los criterios bajo los cuales ARCA recolecta, almacena, usa, consulta, organiza, actualiza, transmite, suprime y, en general, trata datos personales obtenidos en el desarrollo de sus relaciones comerciales y, particularmente, a través de sus canales digitales.
La política se aplica a los datos personales de prospectos, contactos empresariales y demás personas naturales que suministren información a ARCA con ocasión de una solicitud, necesidad de abastecimiento, proyecto, capacidad empresarial u oportunidad comercial.
03 DATOS QUE PUEDEN SER TRATADOS
A través del formulario Hablemos, ARCA podrá tratar datos de identificación y contacto tales como nombre, empresa representada, cargo o función, correo electrónico y teléfono; información relativa al mercado, tipo de organización, sitio web empresarial y contexto de la oportunidad comercial; así como información técnica limitada de atribución, como página o llamado a la acción de origen y parámetros de campaña cuando existan.
ARCA no solicita a través de este formulario contraseñas, información bancaria, documentos de identidad, información financiera reservada ni datos sensibles. Se solicita al usuario abstenerse de incluir esa información dentro de los campos de texto libre.
04 FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
Los datos personales recolectados a través de Hablemos serán tratados para recibir y registrar solicitudes u oportunidades comerciales; validar y comprender el contexto suministrado; clasificar internamente la oportunidad; analizar su posible encaje con las capacidades y servicios de ARCA; realizar seguimiento comercial; contactar al titular mediante el correo electrónico o número telefónico suministrado para asuntos relacionados con dicha oportunidad; asignar responsables internos y siguientes acciones; mantener trazabilidad del proceso; atender consultas o reclamaciones; preservar evidencia de la autorización; proteger la seguridad e integridad de los sistemas; y elaborar métricas internas sobre origen y desempeño de los canales comerciales.
Cuando la información deje de ser necesaria para identificar al titular, ARCA podrá conservar información debidamente anonimizada con fines estadísticos y de inteligencia comercial.
La autorización otorgada mediante el formulario no se entenderá por sí sola como autorización para campañas promocionales masivas o comunicaciones de marketing no relacionadas con la solicitud u oportunidad presentada.
05 AUTORIZACIÓN
Salvo los eventos en los que la ley disponga lo contrario, ARCA solicitará autorización previa e informada del Titular antes de realizar el Tratamiento de sus datos personales.
En los formularios electrónicos, la autorización deberá ser otorgada mediante una acción afirmativa expresa. ARCA conservará evidencia que permita determinar, según corresponda, la versión del consentimiento, la finalidad informada, la versión del formulario y la fecha y hora de la autorización.
06 PROVEEDORES Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO
ARCA podrá utilizar proveedores tecnológicos para servicios necesarios de alojamiento web, infraestructura, correo electrónico, seguridad, respaldo y operación de sus sistemas.
La solución web de ARCA utiliza WordPress como plataforma tecnológica y servicios de infraestructura contratados por ARCA, actualmente incluyendo Hostinger. Cuando un tercero trate datos personales por cuenta de ARCA, dicho tercero deberá hacerlo bajo las instrucciones y condiciones aplicables al servicio contratado y conforme a las obligaciones de protección de datos correspondientes.
07 TRATAMIENTO FUERA DE COLOMBIA
Dependiendo de la infraestructura tecnológica utilizada, algunos proveedores o subproveedores pueden procesar datos fuera de Colombia.
Cuando resulte aplicable una transmisión o transferencia internacional de datos personales, ARCA adoptará las medidas contractuales, organizacionales y jurídicas correspondientes conforme a la normativa aplicable.
08 DERECHOS DE LOS TITULARES
Los Titulares podrán conocer y acceder a sus datos personales; solicitar su actualización o rectificación cuando sean parciales, inexactos, incompletos o induzcan a error; solicitar prueba de la autorización cuando corresponda; conocer el uso que se ha dado a sus datos; presentar consultas o reclamos; solicitar la supresión de los datos o la revocatoria de la autorización cuando resulte procedente; y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez se haya agotado el trámite correspondiente ante ARCA, en los términos previstos por la ley.
09 PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS Y RECLAMOS
Las solicitudes relacionadas con datos personales deberán dirigirse a:
La solicitud deberá permitir identificar razonablemente al Titular y describir la consulta, actualización, rectificación, supresión, revocatoria o reclamación que desea formular.
ARCA podrá solicitar únicamente la información razonablemente necesaria para verificar la identidad del Titular o la legitimación de quien actúe en su nombre, procurando utilizar inicialmente los datos asociados a la relación o solicitud existente.
Las consultas serán atendidas dentro de un término máximo de diez (10) días hábiles desde su recepción. Cuando no sea posible atenderlas dentro de ese término, ARCA informará el motivo de la demora y la nueva fecha de respuesta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento inicial.
Los reclamos serán atendidos dentro de un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recepción. Cuando no sea posible atenderlos dentro de dicho término, se informará la causa y la nueva fecha de respuesta, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Cuando un reclamo resulte incompleto, podrá requerirse al interesado para que complete la información conforme a los términos legales aplicables. El interesado podrá subsanar la deficiencia dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del requerimiento. Si transcurren dos (2) meses desde la solicitud de subsanación sin que se presente la información requerida, el reclamo se entenderá desistido.
Si ARCA recibe un reclamo frente al cual no sea competente, lo trasladará a la persona o área competente dentro de un término máximo de dos (2) días hábiles e informará al interesado. Una vez recibido un reclamo completo, ARCA identificará internamente el registro correspondiente como “reclamo en trámite” y señalará la razón del reclamo dentro de un término no mayor a dos (2) días hábiles, manteniendo dicho estado hasta su resolución.
10 SEGURIDAD
ARCA adoptará medidas técnicas, administrativas y organizacionales razonables y proporcionales para proteger la información personal contra pérdida, uso indebido, acceso no autorizado, modificación o divulgación indebida.
El acceso a los registros comerciales deberá limitarse a usuarios autorizados y a proveedores tecnológicos que requieran tratar la información para cumplir las funciones encomendadas.
Ningún sistema de información puede considerarse absolutamente inmune a riesgos, por lo que ARCA evaluará y ajustará sus medidas conforme evolucione su infraestructura y el nivel de riesgo.
11 CONSERVACIÓN Y SUPRESIÓN
Los datos asociados a prospectos y oportunidades comerciales se conservarán mientras exista una oportunidad activa.
Las bases de datos comprendidas por esta Política permanecerán vigentes mientras subsistan las finalidades que justifican el Tratamiento y durante el tiempo adicional necesario para atender obligaciones legales, contractuales o la defensa de derechos. Para los registros asociados a prospectos y oportunidades comerciales aplicará, como regla de retención, el período establecido en esta Política de hasta treinta y seis (36) meses desde la última interacción comercial significativa, salvo que resulte aplicable un término diferente por obligación legal o que proceda su supresión.
Cuando no exista una relación comercial activa, ARCA podrá conservar dichos datos hasta por treinta y seis (36) meses contados desde la última interacción comercial significativa, salvo que exista una obligación legal, contractual u otra justificación válida que requiera un período diferente.
Una respuesta del prospecto, llamada o conversación, reunión, nueva solicitud, solicitud de cotización, entrega adicional de información o reactivación expresa de la oportunidad podrá considerarse una interacción comercial significativa.
Una comunicación automática de ARCA, por sí sola, no reiniciará el período de retención.
Cumplido el término y desaparecida la finalidad que justificó el tratamiento, los datos serán suprimidos o anonimizados según corresponda, sin perjuicio de la conservación mínima que pueda resultar necesaria para acreditar obligaciones legales o el cumplimiento del régimen de protección de datos.
12 WHATSAPP Y CANALES DE CONTINUIDAD
Cuando, después de enviar exitosamente el formulario, el Titular decida utilizar voluntariamente la opción de continuar por WhatsApp, dicha acción será considerada una iniciativa del propio Titular para continuar por ese canal la conversación relacionada con la oportunidad previamente presentada.
ARCA procurará no incluir datos personales adicionales en los enlaces utilizados para iniciar dicha conversación. La referencia de oportunidad podrá emplearse para relacionar la conversación de WhatsApp con el registro comercial existente.
13 ACTUALIZACIONES DE LA POLÍTICA
ARCA podrá actualizar esta política como consecuencia de modificaciones legales, regulatorias, tecnológicas, operativas o de sus procesos de tratamiento.
Los cambios sustanciales que afecten las finalidades o condiciones de tratamiento deberán ser comunicados de manera oportuna antes de su implementación cuando así lo exija la normativa aplicable.
La versión vigente estará disponible en:
arcaci.store/politica-de-tratamiento-de-datos/
14 VIGENCIA
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entrará en vigencia en la fecha de su publicación en el sitio web de ARCA.
Versión:
ARCA-PTDP-WEB-2026-01
La conservación de las bases y registros personales estará sujeta a las finalidades, períodos y criterios definidos en esta política y a las obligaciones legales o contractuales que resulten aplicables.